Canal de denuncias

Procedimiento de gestión del Canal de Denuncias

1. OBJETO

El objeto del presente procedimiento es regular la recepción, tratamiento, investigación y resolución de las denuncias sobre presuntas irregularidades o incumplimientos cometidos por empleados, agentes comerciales, directivos o socios de negocios, que puedan surgir en el ejercicio de la actividad empresarial.

El Canal de denuncias es accesible a través de la web corporativa (https://www.bordas-sa.com/canal-de-denuncias/) facilitando su uso a empleados, agentes comerciales, directivos, socios de negocio, y de cualquier interesado.

El objetivo del Canal de denuncias es canalizar y facilitar la formulación segura de cualquier comunicación sobre sospechas de conductas irregulares, malas prácticas comerciales, y cualquier violación de las obligaciones de Compliance y del Código Ético o de Conducta, fomentando un entorno de Cumplimiento basado en los principios y valores de la empresa.

Además, el procedimiento busca asegurar que durante todo el proceso se garantice eficazmente la protección de la privacidad de las personas involucradas y la confidencialidad sobre los datos contenidos en la denuncia, pudiendo realizarse la denuncia de forma anónima si así lo considera el denunciante.

2. ÁMBITO DE APLICACIÓN

Este procedimiento es aplicable a todos los empleados, agentes comerciales, directivos o socios de negocio.

3. ASPECTOS CLAVE ASOCIADOS AL CANAL DE DENUNCIAS

3.1 DEBER DE COMUNICACIÓN

Todo aquel que tuviera conocimiento fundado de cualquier tipo de acto o hecho que pudiera contravenir los principios y valores del Código Ético o de Conducta o suponer una acto ilícito o contrario a la normativa vigente, deberá comunicarlo a través del canal establecido.

3.2 HECHOS DENUNCIABLES

El Canal de Denuncias debe entenderse como un instrumento que permita la comunicación de irregularidades o incumplimientos. Por ello, no debe emplearse de manera indiscriminada, sino para los fines que ha sido concebido.

Los hechos denunciables deben estar enfocados en conductas, incumplimientos o irregularidades que puedan ir en contra de los principios y valores del Código Ético y de Conducta, o bien constituir un acto ilícito o contrario a la normativa aplicable.

El Código Ético y de Conducta de Bordas establece los siguientes principios:

  • Integridad: supone actuar de buena fe y establecer relaciones profesionales basadas en la transparencia y en la ética
  • Profesionalidad: mantener una actitud proactiva dirigida a la excelencia en nuestro desempeño
  • Honestidad: ganarse la confianza a través de la transparencia, sinceridad y franqueza en nuestro desempeño
  • Compromiso: facilitar una actitud de reconocimiento del valor de las personas y su trabajo, del medioambiente y del entorno social.

El Código Ético también refleja el compromiso de la compañía de respetar los Derechos Humanos reconocidos, en el marco de los Principios Rectores de Empresa y Derechos Humanos de la Organización de las Naciones Unidas, en la Carta Internacional de Derechos Humanos y los principios relativos a los derechos establecidos en la Declaración de la Organización Internacional del Trabajo.

3.3 DERECHOS DEL DENUNCIANTE SOBRE COMUNICACIONES EFECTUADAS A TRAVÉS DEL CANAL DE DENUNCIAS

  • Las denuncias presentadas pueden ser anónimas (a elección del denunciante), por tanto, no es necesario incluir la identidad del denunciante, ni el departamento del que procede la denuncia, ni ninguna información que permita identificarlo.
  • Se garantiza la confidencialidad tanto de la información comunicada como de la identidad del denunciante. Sólo las personas que gestionan el canal tendrán acceso a la denuncia y solo ellos se comunicarán con el denunciante.
  • Ausencia de represalias para los denunciantes de buena fe.
  • El denunciante podrá ejercer sus derechos de acceso, rectificación, oposición, supresión, limitación del tratamiento y portabilidad.
  • Existen, además, canales externos de información a los que el denunciante puede acudir si lo considera conveniente.

3.4 FUNCIONAMIENTO

  • Existe un formulario para proceder a poner una denuncia. En un plazo máximo de siete días se enviará un acuse de recibo
  • Si lo desea, la denuncia puede ser anónima. De este modo, al cumplimentar el formulario, no será reflejado su e-mail, teléfono o ningún otro dato que le identifique. Se realiza a través de un sistema que permite una absoluta confidencialidad.
  • Podrán ser adjuntadas todas aquellas pruebas, imágenes, vídeos o documentos que apoyen o prueben los hechos denunciados.
  • Las denuncias admitidas serán estudiadas e investigadas en un plazo de tres meses prorrogables por otros tres meses por un Comité formado por personal interno y que desarrollarán la correspondiente investigación con el objetivo de esclarecer la veracidad o falsedad de la denuncia.
  • El Comité velará por la protección de los derechos del denunciante (protección frente a represalias, confidencialidad y/o anonimato), del denunciado (derecho a la defensa, presunción de inocencia y al honor) y de los datos personales.

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